Det skal være hjemmel i den kollektive overenskomst, for at kunne vælge en tillidsmand med den virkning, at der opnås tillidsmandsbeskyttelse. Indeholder overenskomsten ikke bestemmelse for valg af tillidsrepræsentant, kan der være adgang for, at medarbejderne kan udpege en fælles talsmand. En talsmand / tillidsmand nyder kun tillidsmandsbeskyttelse, hvis det fremgår af overenskomsten. Det er kun medlemmer af det pågældende forbund, der har overenskomsten, der kan vælges til tillidsrepræsentant. Forbundet skal godkende den valgte tillidsrepræsentant, som herefter underretter institutionens arbejdsgivere eller arbejdsgiverorganisation.
Valg til tillidsrepræsentant finder sted mellem medarbejderne alene. Ledelse og arbejdsgiver må hverken deltage i mødet eller valget. Evt. indsigelse over for valget må fremføres rimeligt hurtigt, og den valgte tillidsrepræsentant bevarer normalt sin status, indtil det ved fx faglig voldgift er fastslået, om valget er ugyldigt.
Tillidsrepræsentantens opgaver er at medvirke til at fremme et roligt og godt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Typisk vil opgaverne handle om placering af arbejdstid, ferieplaner, arbejdstilrettelæggelse, om overenskomsten overholdes, samt at modvirke iværksættelse af overenskomststridige kampskridt, som i visse tilfælde kan være strejke. Hvis institutionen har et samarbejdsudvalg, er tillidsrepræsentanten naturligt medlem af det. Tillidsrepræsentanten må ikke foretage indgreb i ledelsesretten og har i øvrigt pligt til at udvise loyalitet over for virksomheden.
Tillidsrepræsentanten kan alene afskediges, hvis der er tvingende grunde til det. Praksis i afskedigelsessager giver tillidsrepræsentanten vide rammer for sin virksomhed og beskyttelse. Overenskomsterne kan indeholde særlige regler for afskedigelse, fx at forhandling med den faglige organisation skal finde sted inden afskedigelsen. Sager om afskedigelse af tillidsrepræsentanten behandles ofte ved faglig voldgift og indimellem i arbejdsretten.
I selvejende institutioner og foreninger, hvor der sidder medarbejderrepræsentanter i bestyrelsen, bør pladsen i vedtægten reserveres til tillidsrepræsentanten. Bestyrelsen kan på denne måde sikre sig, at dialogen med medarbejderrepræsentanten bliver mere åben og ærlig, fordi vedkommende er beskyttet, og derfor bedre kan repræsentere medarbejderne i forhold til bestyrelsen. Bestyrelsens interesse i at have en så ”direkte” dialog, som mulig med medarbejderne, kan sikres på denne måde. Ledelsen har også fordele ved at have tillidsrepræsentanten med i bestyrelsen, fordi ledelsen så ikke sidder alene overfor bestyrelsen, når der skal drøftes økonomiske eller organisatoriske ændringer. Alle har en interesse i, at bestyrelsen bliver klædt godt på til at varetage deres hverv som driftsherrer og arbejdsgivere.